Según la Normativa vigente en materia de protección de datos en relación con entidades que traten datos de un tercero y especialmente aquellas que manejan datos considerados de categoría especial, como de menores y en este caso las academias, es necesario y a la vez obligatorio el cumplimiento de las diferentes normativas en este tipo de negocio. La pregunta obligada es ¿están las academias obligadas a cumplir con la Ley de Protección de Datos? La respuesta es un rotundo SÍ.

Las academias, como otros muchos negocios, en el desempeño de su actividad diaria, tratan datos de carácter personal tanto de sus clientes, empleados y proveedores, por lo que el cumplimiento está más que justificado.

Desde datos identificativos como nombres, apellidos, dirección, correo electrónico, etc. hasta datos relacionados con la imagen, incluso de menores, son todos ellos datos tratados en una academia que se deben proteger ya que, en este tipo de negocio, se manejan datos sobre edad, sexo o incluso médicos, etc. para, por ejemplo, la salidas y viajes organizados por la entidad. Este tipo de datos relacionados con la imagen e incluso con la salud están incluidos dentro de las categorías especiales de datos. Se trata de datos especialmente sensibles y cuentan con una protección especial.

Normativas en Protección de Datos que afectan a las academias.

• RGPD – Reglamento 2016/679 relativo a la protección de las personas físicas respecto a sus datos.
• LOPD-GDD – Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos de Carácter Personal.
• LSSICE – Ley 34/2002 de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico.
• Instrucción 1/2006 para el tratamiento de datos a través de uso de cámaras y videocámaras.

El incumplimiento de cualesquiera de estas leyes puede acarrear diferentes sanciones tanto administrativas como económicas.

¿Cómo gestionar la protección de datos en una academia?
 

Como academia, en tu negocio te encargas de recoger datos de alumnos, empleados y proveedores o de cumplir con otros servicios, y esto supone manejar datos personales de tus clientes, algunos de los cuales de categoría especial.
Esta situación, como a cualquier otro negocio o empresa, te llevará a tener que adaptarte a las diferentes normativas de Protección de Datos, de manera que cumplas con la legalidad vigente en esta materia. Para ello se deberán realizar una serie de actuaciones:

• Realizar un registro de actividades de tratamiento
• Elaborar un análisis de riesgos
• Realizar una evaluación de impacto
• Firmar los contratos con terceros
• Incluir los textos legales en la página web
• Solicitar el consentimiento a los clientes
• Facilitar los derechos de los usuarios
• Firmar los contratos con los empleados
• Nombrar un DPD

Audicon Secuirty, col·laborador oficial del Gremi d'Escoles d'Idiomes de Catalunya.

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